Microsolft Publisher (MP) là một Phần mềm chuyên dùng để làm Báo hay Trang nhà.

Thông thường, muốn đưa một bản văn lên Mạng (Web), người ta phải viết dưới dạng Siêu Văn Bản Hyper Text Makup Language (HTML), còn gọi là Thảo Trang Mạng, nghĩa là phải dùng những Ký lệnh (Tag) viết kèm vào văn bản, nhờ đó một Hồ sơ ( File) đưa vào máy phục vụ (Service) để tồn trử, sau đó những máy khác lấy xuống đọc, Hồ sơ sẽ được trình bày lại y như người tạo ra nó, viết Thảo Trang Mạng rất phức tạp và hơn nữa vì chữ Việt có dấu, có nhiều Phần mềm chữ Việt khác nhau, người viết Thảo trang mạng dùng phần mền chữ Việt nầy, người đọc sử dụng Phần mềm chữ Việt kia, sẽ không đọc được.

Ðể giải quyết tình trạng nầy, người ta dùng Máy quét hình (Scanner), chụp bản văn thành hình, cất dưới dạng GIF (.gif) hay JPEG (.jpg) rồi đưa lên mạng, đã là hình thì máy nào cũng đọc được cả, tuy nhiên đưa lên Mạng dưới dạng hình sẽ choán rất nhiều chỗ, mở Trang mạng lên chậm, phải có máy quét hình để tạo hình đưa vào máy. Người ta có thể dùng Phần mềm Acrobat Reader (A R), nó đòi hỏi người viết phải có phần mềm để viết giá bán khá cao, và người đọc phải cài vào máy của mình phần mềm A R, bất tiện vì tốn kém và cài đặt (Load) phần mền AR mất nhiều chỗ chứa (Space).

Phần mềm MP giúp cho chúng ta đưa một bản văn lên Mạng dưới dạng Thảo trang mạng, Hình hay phối hợp, nếu đưa lên mạng dưới dạng Thảo trang mạng (html), người đọc bắt buộc phải có cùng Phần mềm chữ Việt, do vậy sử dụng MP là đưa bản văn lên Mạng dưới dạng hình, có ưu điểm là không cần dùng máy quét hình, không đòi hỏi người đọc phải có cùng Phần mềm chữ Việt, ít choán chỗ hơn hình.

Muốn dùng MP tạo một hồ sơ đưa lên mạng, chúng ta có thể dùng trực tiếp phần mềm MP, nhưng chúng ta có thể lấy từ MS, chúng tôi hạn chế không nói đến cách tạo hồ sơ dưới dạng Thảo Trang Mạng ( html ), chỉ nói cách tạo hồ sơ dưới dạng hình, cách làm như sau :

Tạo hồ sơ ở Microsolft Word (MS), highlight chỉ 1 trang, Copy. Lưu ý quan trọng là mỗi lần chỉ làm một trang mà thôi.
Mở MP, màn hình sẽ hiện ra với nhiều chọn lựa như : Newletter, Web Site, Poscard, Label ..., nếu ai muốn trình bày Tranh Nhà theo mẫu thì Nhấp (Click) chuột vào Web Site, nếu chúng ta cần tạo hồ sơ thì nhấp Cancel.

Ở dãi trên, chúng ta sẽ có những chọn lựa : File, Edit, View, Insert, Format, Tool ...

Ở dưới chúng ta sẽ thấy có Page và Zoom: Page hiện ra đầu tiên là page 1, ở bên phải của Page 1 có hình tam giác, nếu ta nhấp chuột vào đó, máy sẽ hỏi ta là có muốn thêm trang mới không, nhấp OK, nó sẽ nhảy sang trang 2 . . ., bên cạnh đó có dấu tam giác chỉ vào 1 vạch, giả dụ ta tạo hồ sơ có tất cả 15 trang, ta đang ở trang 10, nếu nhấp chuột vào đó nó sẽ mở trang cuối cùng tức là trang 15, còn nếu ta nhấp chuột vào dấu tam giác sau số trang nó sẽ chỉ nhảy từng trang một kế tiếp mà thôi.

Ở bên tay trái số trang cũng có 2 dấu ngược lại, chỉ cho biết là máy sẽ mở trang về phía đó, dấu tam giác để mở từng trang kế tiếp, dấu tam giác chỉ vào 1 vạch, nhấp vào đó nó sẽ mở ngay trang đầu hay trang 1.

Ở giữa màn hình có một khung hình chữ nhật trắng, biểu hiện Trang giấy, trong trang giấy nầy có 2 khung màu đỏ và xanh nằm khít nhau. Trang mạng ta chỉ nên đặt trọn vào khung nầy (Làm ra ngoài khung, miễn trong tờ giấy cũng được, nhưng không đúng khuôn khổ), điểm nối . . . đặt ngoài khung nầy.

Bên góc trái sẽ có những Nút (Icon). Có một cái có chữ A, nếu ta đưa mũi tên đến đó, nó sẽ hiện lên chữ Text (viết Thảo trang mạng dùng nút nầy), bên cạnh có một phong cảnh, đưa mũi tên đến đó, nó sẽ hiện chữ Picture (dùng để tạo hồ sơ hình).

Nhấp chuột vào nút hình, di chuyển chuột qua tay phải chúng ta sẽ thấy một dấu cộng chuyển động, di động nó vào 1 góc của khung màu, nhấp chuột chỗ đó rồi giữ chuột kéo sang góc chéo đối xứng, chúng ta thấy một khung mở ra, sang đến góc chéo đối xứng nhấp chuột lần nữa, như vậy chúng ta tạo ra một khung bằng với khung đã có sẵng.
Nhấp chuột vào EDIT, một dãi chọn lựa hiện ra, nhấp chuột vào Paste Special, màn hình sẽ hiện ra nhiều mục chọn lựa, chọn Picture nhấp chuột OK.

Màn hình sẽ hiện ra tấm ảnh và cái khung với 2 mũi tên chỉ vào khung. Có 2 lựa chọn : Change the fram to fit the picture (Nhấp chuột vào đây có nghĩa là bản văn hay hình của ta bao lớn, nó sẽ hiện lên hồ sơ nầy y như vậy, nên chọn cách nầy để tránh cho hồ sơ khỏi bị méo mó) và Change the picture to fit the fram ( Nhấp chuột vào đây, nếu bản văn hay hình ta lớn, nó sẽ đưa vào vừa khung, hoặc nhỏ nó sẽ làm lớn ra cho vừa khung, như vậy hình hay bản văn sẽ biến dạng). Sau khi nhấp chuột, bản văn sẽ hiện ra trong khung ta đã tạo. Ðến đây, bản văn trở thành hình rồi, ta thấy sai chỗ nào không thể sửa chữa, muốn sửa DELETE nó, trở về MS sửa ở đây rồi Copy làm lại.

Bản văn nằm trong khung, chi tiết nhỏ, chữ 12 mắt tinh mới đọc được, vậy muốn đọc nó, nhấp chuột vào VIEW rồi nhấp vào ACTUAL SIZE, muốn trở lại cũ, nhấp VIEW rồi FULL PAGE.

Nếu hồ sơ có nhiều trang,muốn làm trang kế, nhấp chuột vào dấu tam giác bên phải trang hiện tại, màn hình sẽ hiện ra câu hỏi :

Do you want to insert a new page ? Nhấp OK, màn hình sẽ hiện lên trang giấy trắng, chỗ số trang sẽ hiện ra số trang mới. Nếu có nhiều trang, ta cứ lần lượt theo từng bước như trên, Copy ở MS rồi Paste sang MP.

Sau khi xong toàn bộ các trang, chúng ta nhấp chuột vào FILE, các dòng chữ lựa chọn hiện ra, nhấp chuột vào dòng chữ : Create Web Site From Current Publication. Như vậy là chúng ta đã tạo hồ sơ cho mạng, giai đoạn kế là làm điểm nối, đặt tên cho mỗi trang, cất hồ sơ vào tập hồ sơ (ngăn hồ sơ).

Ðể làm điểm nối LINK, chúng ta nhấp chuột vào nút A, kéo dấu cộng xuống dưới bản văn hay trên bản văn tuỳ ý, nhấp vào chỗ ưng ý rồi kéo xéo như đã mở trang, để tạo một ô làm điểm nối, xong đánh chữ chỉ định nơi chúng ta muốn nối tới, chẳng hạn như Trang nhà, Trang 1, Trang 2 . . . Trang 15. . . Chọn màu cho chữ, cho nền. Ðó là chúng ta tạo nút để nối, để đặt cách nối, chúng ta highlight chữ trong khung vừa tạo, rồi nhấp chuột vào INSERT ở thanh trên, nhiều dòng chữ hiện ra chúng ta sẽ nhấp vào Hyperlink. Màn hình sẽ hiện ra một khung có nhiều chọn lựa, nhưng nó có lựa chọn mặc định là Trang nhà, sẽ có một khung trống ghi dở dang : http:// . . . . . để ta điền địa chỉ của một trang nhà nào ta muốn, nếu ta muốn nối sang trang 2 cùng tập hồ sơ, chúng ta ghi : page2.html . . . Nếu chúng ta Link tới E-mail thì chúng ta phải nhấp chuột vào chỗ lựa chọn E-mail rồi mới ghi địa chỉ E-mail của mình vào. Lưu ý : Ô ta dùng để nối, chữ mà ta ghi sẽ hiện lên Trang Web nó có thể khác với địa chỉ nó nối tới, địa chỉ Hyperlink phải ghi hoàn toàn chính xác với tên của Trang Web hay địa chỉ E-mail, chỉ cần sai một chi tiết nhỏ nó không nối được.

Sau khi làm xong đến đây, nhấp chuột vào FILE màn hình sẽ hiện ra nhiều dòng chữ, trong đó có Web Site Properties, nhấp chuột vào đây, nó sẽ hiện lên khung Rename HTML File Name, lại có 2 dòng Home page file name có dòng chữ mặc định INDEX và dòng File Name Extention có dòng chữ mặc định HTML. Nếu đó là Index thì chúng ta nhấp chuột vào OK, còn nếu không phải index, chúng ta nhìn xuống số trang ở bên dưới, nếu là page 1, chúng ta sẽ đánh chữ thường vào đó page1 nhấp chuột vào OK, như vậy là chúng ta đã có hồ sơ mang tên : page1.html, mỗi một trang phải có tên riêng, để cho dễ nhớ cứ nhìn ở dưới là page mấy, ở HTML ta đặt nó đúng tên page ấy.

Do ta đã tạo một khung hình để chứa bản văn, nên trang index hay trang 1 sẽ có hình mang tên img0.gif Nếu trong cùng trang 1 mà chúng ta tạo bao nhiêu ô hình, nó sẽ có bấy nhiêu hình mang tên theo thứ tự, giả dụ trang 1 có 3 khung hình, trang ấy chúng ta đặt tên là page1.html đương nhiên nó có 4 hình mang tên : img0.gif, img1.gif, img2.gif, img3.gif, sang trang 2 ta chỉ có bản văn mang tên page2.html, bản văn ấy có hình tên là img4.gif, cứ thế nó tiếp tục. Ghi chú, chúng ta đặt tên trang web, còn hình nó tự động đặt tên.

Sau khi đã đặt tên xong, chúng ta SAVE AS, đặt tên cho hồ sơ nầy, đây là chúng ta Save dưới dạng MP, không dùng được cho Mạng, nhưng sau nầy muốn sửa đổi hay thêm trang tiện cho chúng ta dùng lại.

Sau đó nhấp chuột vào FILE rồi nhấp chuột vào Publish Web Site To Folder, đây là hồ sơ ta dùng để đưa lên mạng, mỗi một trang sẽ gồm có 2 phần bản văn (page) và hình (image). Nếu tập hồ sơ có nhiều trang, khi ta đưa lên mạng ta có thể đưa hết page rồi mới đưa image, hoặc ngược lại. Nếu trước đây ta đã tạo hồ sơ đưa lên mạng 5 trang, nó gồm có page1.html đến page5.html và img0.gif đến img4.gif, nay ta làm tiếp theo 3 trang nó sẽ có page6.html đến page8.html và hình img5.gif đến img7.gif, đưa lên mạng, ta sẽ đưa vào cùng ngăn hồ sơ các hồ sơ mới là page6.html đến page8.html và ima5.gif đến img7.gif, không cần phải đưa lên mạng hồ sơ đã đưa lên rồi. Nếu ta đưa lên mạng các hồ sơ đã có, dĩ nhiên hồ sơ đưa sau sẽ xóa hồ sơ trước để nó chiếm chỗ, thay thế, như vậy mất thì giờ, vô ích.

Ðiều hết sức quan trọng cần phải nhớ là, trong mỗi tập hồ sơ, các trang đều có mang tên riêng, chẳng hạn như : page1, page 2. . ., hoặc trang1, trang2, trang 3. . ., hoặc k1, k2, k3. . . nhưng trong mỗi tập hồ sơ, hình đều tự động đánh số khởi đầu từ img0, img1, img2 . . .Cho nên nếu chúng ta không tạo được những ngăn hồ sơ khác nhau, đưa lên mạng chúng nó sẽ xáo trộn.
Ví dụ chúng ta có bài Lược sử Ðức Phật 5 trang, Giáo lý nguyên thủy 8 trang, Ý nghĩa cờ Phật Giáo 4 trang, chúng ta có thể làm chung thành 1 hồ sơ, như vậy nó có 17 trang, trên Web, chúng ta mở một ngăn hồ sơ mang tên phatgiao nó gồm có 17 trang và 17 hình, sau nầy ta có bài Thiền Minh Sát Tuệ 12 trang, có 2 cách làm, một là ta tạo 1 file Thiền Minh Sát cất vào đĩa hay trong máy ở ngăn hồ sơ khác với ngăn hồ sơ phatgiao, ví dụ ta lấy tên nó là thien nó sẽ có 12 trang và 12 hình, đưa lên mạng ta cũng phải tạo một ngăn hồ sơ mang tên thien va đưa lên 12 trang cùng 12 hình mang tên : img0.gif, . . . img11.gif.

Nếu ta muốn để chung lại, ta phải lấy hồ sơ cũ ở MP mang tên phatgiao mở ra, nó đã có 17 trang, bây giờ chúng ta làm trang tiếp theo là 18 . . . Lưu ý quan trọng là phải làm cùng trong ngăn hồ sơ để nó có page18.html và hình img17.gif, còn nếu chúng ta lấy một đĩa khác chúng ta có thể đặt nó vào trang 18 để có page18.html nhưng hình nó sẽ tự động mang tên là img0.gif, nghĩa là một hồ sơ bắt đầu ở trong một ngăn, trong 1 đĩa đều mang tên img0.gif như đã nói trên. Giả dụ chúng ta đưa lên mạng ở ngăn hồ sơ phatgiao, chuyện gì xãy ra ? Chúng ta biết 2 hồ sơ cùng tên, hồ sơ trước tự động bị xóa đi, hồ sơ sau sau thay thế vào. Nếu ta thực hiện đều nầy trang 1 của ngăn hồ sơ phatgiao sẽ hiện ra trang 1 của bài Thiền Minh Sát Tuệ. Một điểm nữa cần lưu ý, mỗi đĩa chỉ chứa chừng 30 trang, nếu sử dụng đĩa tạo hồ sơ phải tốn nhiều đĩa, và tạo ngăn hồ sơ trên Mạng cũng tốn nhiều chỗ.

Dùng MP để làm Thảo Trang Mạng, thay vì dùng nút picture mở khung để Paste phần Copy vào, chúng ta dùng nút A (Text) mở khung để Paste văn bản vào. Tạo hồ sơ cách nầy như đã nói là người đọc bị đòi hỏi phải có phần mềm chữ Việt giống y như chữ của bản văn. Tạo hồ sơ dạng Thảo Trang Mạng, chỉ cần Copy và Paste thế là xong.

Dùng cách phối hợp : Chúng ta Copy bản văn rồi dùng nút A để tạo khung, tạo hồ sơ Thảo Trang Mạng như vừa nói, chúng ta lại Copy một chi tiết nào đó ở phần trên hay phần dưới hồ sơ, rồi dùng nút picture tạo khung, cho nó nằm chồng lên khung của A chừng 1 hay 2 ly ( đừng làm cho nó chồng lên chi tiết nào, nếu khung picture chồng lên chi tiết nào, chi tiết ấy trở thành hình ), những gì nằm trong khung A ta có thể highlight, nghĩa là ta có thể thay chữ, đổi dấu. Chẳng hạn trang đầu luôn luôn có tựa, dùng phần tựa tạo hình, nội dung tạo dạng Thảo Trang Mạng, khi Paste cho 2 phần đó chồng lên nhau ở phần bên dưới tựa và phần trên của bản văn. Như thế nó sẽ tạo thành Hình như chúng ta Copy rồi Paste vào khung picture vậy. Ðây là sự tiện lợi dùng cho những trang cần thay đổi luôn, vì phần bản văn ta đã Paste nó vào khung A (Text).

Phương pháp nầy có khuyết điểm là bài vở có thể in ra được, nhưng không thể tái tạo mà không cần phải đánh máy như các hồ sơ dạng Thảo Trang Mạng (đòi hỏi phải có cùng Phần Mềm chữ Việt) và Dynamic Font (đòi hỏi phải cài đặt vào máy phần mềm Netscape hay Internet Explore).

Ðể cho dễ dàng tạo hồ sơ, mỗi trang ta chỉ sử dụng ngang 6?? dài 9 ?? mà thôi, thân chữ nên chọn 12. Lề trái, phải có thể làm thẳng hàng, có thể làm nhiều cột . . .

Muốn tạo hồ sơ hình, trước tiên hình ấy chúng ta dùng máy quét hình cất vào dĩa, sau đó mở hình vào MS, Copy từ MS Paste vào MP cũng y như tạo một bản văn, nó sẽ đổi hình ta cất từ dạng nào đó sang dạng GIP . Nhờ được cất ở dạng GIP mới đưa lên mạng được.

Nên có Phần mềm Netscape để kiểm soát sau khi đã tạo hồ sơ, trước khi đưa lên mạng.

Tôi không có ý định viết bài nầy, mặc dù tôi muốn phổ biến phương pháp dùng Microsolft Publisher, để ai cũng có thể đọc được mà không cần Phần mền chữ Việt, tuy nhiên tôi nhận thấy mình không đủ khả năng diễn giải. Nay có người muốn biết, buộc tôi phải làm, nếu những chỗ nào tôi trình bày chưa được rõ, xin quý bạn đọc cho biết, để tôi có dịp trình lại cho rõ ràng hơn.

Ðêm cuối tuần, đầu tháng 11 năm 1999
PT

Trở về Mục Lục